​物流货代管理系统概述及案例分享

我们想想，在云谲波诡,变幻莫测的全球贸易和全球货运中，纷繁复杂的货运代理是如何完成的？如何确保货运代理操作的高效率？如何保证货物状态每一步可控和可视？如何和生态中每个单位，譬如船司，航司，海关，港口，堆场，拖车等等保持良好协作和沟通？如何确保货物安全顺利准时抵达？如何和客户流畅沟通？确保客户满意每一个流程？ 

所有这些，都因为一张王牌——全面的先进的货运代理管理软件，因为这样的软件，参与货代活动的每一方都保持信息的同步和协同，操作可以自动化运行。 

货运代理在供应链管理中的角色

货运代理，也被称为无船承运人，是托运人和承运人之间的中间人，确保货物的运输安全、经济且符合国际法规。他们利用其庞大的运输供应商网络，包括航空货运公司和卡车运输公司，根据成本、速度和可靠性协商最佳价格和交付时间解决方案。

货运代理面临的挑战

货运代理在不断变化的国际贸易规则、海关协议和安全标准的迷宫中穿行。任何失误可能意味着运输延误、罚款，甚至货物被扣押。同时，面对波动的运输价格、燃料成本和汇率，他们必须保持灵活性。贸易高峰时段可能会导致运力限制，考验货代能够保证持续的运送能力给客户，全球贸易低谷的时候，考验货代能否在货物货运量不足的情况下，保持精益操作，持续盈利的能力。 

同时，货代业需要保持供应链的可见性，并与利益相关者进行有效合作。否则，他们将面临效率低下、成本增加和客户满意度下降的风险。 

好消息是，随着货运管理软件等技术的进步，这些挑战都可以解决了。利用好的货代软件工具，货运代理可以保持领先地位，确保货物的顺利高效交付，同时让客户满意。 

什么是货运代理软件？

货运代理软件，也称为物流软件，是一种集成解决方案，旨在简化货运代理的运营。这种现代货代系统超越了单纯的数据存储库，它们是全面的人工智能平台，旨在实现货运流程自动化，通过利用尖端技术提高效率。他们处理各种货运模式和仓储的管理，跟踪货物，方便海关手续，并处理文件。此外，他们还维护供应商和客户关系，生成报价，管理账单，甚至执行财务会计对账任务。 

如今，这些系统大多基于云，可以通过互联网连接从任何位置访问，操作更加灵活，无论您是在办公室、家里还是出差。它们通过电子数据交换（EDI）和应用程序编程接口（API）与其他第三方软件进行交互，为您的货运代理业务提供完整的可见性，并简化物流管理。

 货运代理管理软件类型

货运代理面临的挑战多种多样，同时就会有各种类型的货运代理管理软件用于应对这些挑战。有时真的该为这些工程师的智慧惊叹！

 Ø 运输管理系统（TMS）：TMS解决方案专门用于简化货物运输的规划、执行和优化的整个过程。使用TMS，您可以毫不费力地处理从路线规划、承运人选择到运费审计和付款等各种任务。 

Ø 仓库管理系统（WMS）：这些系统专注于仓库内的操作，帮助管理库存水平、拣货和包装服务以及货物存储。一个好的仓库管理系统可以显著提高您的仓储效率。 

Ø 供应链管理软件（SCMS）：SCMS是一个集成系统，旨在管理和优化供应链的各个方面。它涵盖了从采购和制造到分销和最终交付的所有内容，提供了整个供应链流程的全面概述。 

Ø 客户关系管理系统（CRM）：虽然CRM不仅仅是一种物流工具，但它在管理客户互动和改善货运代理客户服务方面发挥着至关重要的作用。它们允许公司跟踪和管理客户信息、互动、偏好和反馈。 

Ø 货代系统软件（FMS），国内也有一批专门针对货代操作开发的货代软件，但基本会和TMS以及WMS打通协同使用。

 货运代理管理软件的主要功能

理想的货运软件应该是您的一站式解决方案，轻松处理每一项操作。管理文档、沟通、与客户和供应商建立关系、维护工作、生成报告、财务事务等等，都在一个屋檐下。一般应该包括以下功能：

 Ø 集中式仪表板：一个用户友好的界面，全面概述所有正在进行的操作，使用户能够监控发货状态、跟踪库存、管理财务和访问重要文档。

 Ø 发货管理：方便发货的规划、执行和跟踪，实时更新、路线优化以及管理多式联运的能力，包括空运、海运、铁路和公路。

 Ø 文件和合规：简化提单、商业发票和装箱单等关键运输文件的创建和管理，确保符合国际贸易法规和海关要求。

 Ø 库存管理：提供对仓库库存水平和存储位置的可见性，从而实现高效的库存资产管理、库存轮换和订单履行。

 Ø 财务管理：汇集所有财务操作，包括发票、付款和费用。提供精确的财务报告和分析，帮助预算跟踪和成本控制工作。

 Ø 客户关系管理（CRM）：通过精心处理客户信息、跟踪过去的互动以及促进部门间的协作来促进客户服务。

 Ø 集成和API：确保与外部应用程序和服务的完美交互，例如ERP或TMS系统，以及各种运营商平台，等等。

 货运代理管理软件的好处

那么，为什么要考虑实施货运代理管理软件呢？这不仅仅是为了跟上物流技术的发展趋势，还因为该软件可以为您的运营带来实实在在的好处。

 Ø 提高了效率和生产力：货运代理管理软件通过自动化和精简流程，有效地减少了手动任务，从而彻底改变了您的运营。因为软件，您的团队生产力飙升，运营变得更加流畅和快速，从而提高了整体效率。

 Ø 更高的可视性和控制力：软件为您提供从采购到交付的供应链实时全景。这种提高的可见性能够实现有效的监控和管理，为您提供无与伦比的物流流程控制。

 Ø 卓越的客户服务和满意度：由于改进了跟踪和可见性，您可以为客户提供有关其货物的精确、最新信息。不仅完善了您的客户服务，还提高了整体客户满意度。

 Ø 通过流程优化降低成本：软件有助于简化和优化流程，从而大幅降低运营成本。它还指出了需要改进的地方，为今后进一步节省成本铺平了道路。

 Ø 通过数据分析和报告方便决策：货运代理管理软件提供有价值的数据和见解，使您能够做出明智的决策。通过识别趋势、发现问题和提供全面的报告，它可以显著影响您的战略规划。

 Ø 保证数据安全性和法规遵从性：同样重要的是，软件在确保数据安全和法规遵从性方面发挥着至关重要的作用。通过安全的访问控制、审计跟踪和自动化的合规性检查，软件保护您的数据并使您的操作符合法规要求。

 选择合适的货运代理管理软件

那么，如何来选择特别适合您的货代软件呢？有以下供您参考：

 Ø 远程可访问性：软件应该提供在任何地方可以工作的能力。寻找一个基于云的解决方案，您可以在任何位置管理工作流，增强团队合作。

 Ø 整体集成：顶级货运软件应通过自动化和集成进出口、转运、集装箱整合、查询、预订和海关合规等流程来简化运营。它还应该在移动应用程序上提供即时警报和通知。

 Ø 财务管理：一个强大的发票管理和财务自动化工具集是必不可少的。您的运营和财务应该紧密相连，以防止收入泄露，并控制组织的现金流。

 Ø 报告和文件：这些是货运代理业务的命脉。您选择的软件应该提供存储、管理和跟踪报告的工具，以及直接从应用程序处理手动报关单、运输单和电子邮件文档。 

Ø 安全的数据管理：拥有一个既安全又易于访问的数据和文档数字存储库至关重要。这允许跨不同部门和地点进行完美集成，同时确保强大的数据安全性，可随时随地从任何设备和任何位置访问。 

Ø 可扩展性：选择一个能够根据您的需求灵活扩展模块的解决方案至关重要。您选择的软件应具有与业务增长计划同步扩展的能力，包括分析、工作流和其他功能。 

Ø 实时跟踪：您选择的软件应无缝整合供应链的各个方面，以提供实时更新。这有助于根据最新数据做出知情和及时的决策。

 Ø 警报和通知：选择一种在货物物流生命周期内提供警报和通知的解决方案。您的客户应该收到状态更新、计划报告以及基于事件的电子邮件和短信通知。

 Ø 用户友好性：直观的界面是一个关键因素。它不仅可以帮助您的员工快速学习，还可以确保您的客户获得流畅的体验。当然，技术服务提供商的全面培训至关重要。

 Ø 客户服务：最后，良好的客户服务至关重要。当出现技术问题时，软件提供商应当立刻服务，帮助您解决问题。

 我们注意到有小型货代物流公司依赖现成的SaaS解决方案，但是当公司规模扩大，多国运营，所处理货物的性质和地理范围等因素都会大大影响标准物流软件的效果。这就是大中型货代物流企业为什么更加愿意走定制路线——客户完全同意！

 案例：香港鸿安集团就智能货代系统和吉联新软合作

香港鸿安Honor Lane Shipping (“HLS”) 成立于 1997 年，总部位于香港，是全球领先的提供货运代理服务的无船承运人，是亚美贸易航线上最大的无船承运人之一。目前集团已拥有38家分公司，员工人数超过1000人，鸿安船务每年承运世界进出口货物超过40万标箱，鸿安船务有着20年的国际货运经验，在专业拼箱及整箱无船承运行业内居领先地位。鸿安船务拥有在海运、空运、陆路运输、仓库物流、存储管理和资讯咨询等方面齐全的配套服务。

鸿安服务网点遍布全球，总公司在香港，分总西包括深圳、上海、重庆、大连、福州、南京、宁波、天津、青岛、厦门、中山、广州、武汉、台湾、雅加达、泗水、印度、韩国、马来西亚、泰国、胡志明、海防(越南)，柬埔寨、洛杉矶、三堡垄(印尼)、菲律宾、沈阳、胡志明、泰国(空运)、纽约、新加坡等。

吉联新软是国内领先的物流系统开发商，超过20年货运物流系统开发经验，有超过450名物流经验丰富的研发工程师和售前顾问，为物流货代行业开发最符合客户需求的物流软件系统，目前已经成功为70%以上国内最大的物流服务商和大型供应链企业，包括中远海，中外运，招商局，中集集团，海丰集团，象屿供应链，建发集团等等提供物流ERP系统，即为客户量身定制一体化综合物流软件系统，吉联新软的口号是：迎接物流行业最复杂最重大的物流软件系统挑战；交付最综合最全面的物流软件方案。

随着香港鸿安的业务发展及数字化升级转型步伐的加快，香港鸿安与吉联签约合作，打造“鸿安智慧物流平台“助力香港鸿安集团构建以客户为中心的“数智”服务，打造全球端到端物流数字化、可视化、可计划全程物流服务，实现全流程的订单履约管理、智能优化及数据洞察、提升多国家之间的业务协同的数字化综合物流管理平台。 

曾志宏Lucas(微信: 1638881963)，北科大毕业，新加坡国立大学MBA，曾服务于GE，Rolls-Royce，JCI，Whirlpool供应链部门，物流供应链行业技术创新和数字化转型写手，致力于物流行业和国际供应链领域流程自动化，智能化和可视化，以及数字供应链，智慧物流等的推广和传播 。