备品备件如何备库

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资金与风险的平衡

2019年6月13日，星期四，火红的太阳。

通过实施集中采购，小明和皮经理帮助天波公司在成本上变得更具竞争力，公司也开始视采购部为创造价值的部门。

这不，本来是由维修部负责备品备件的备库管理工作，但是财务部认为，维修部一直拿不出一个合理的备品备件备库方案，于是请采购部想办法。

维修部也在诉苦，如果备少了，财务部倒是高兴了，但是一旦没有备件及时更换，导致车间停产，给公司造成的损失要比节约的库存金额大很多；如果备多了，财务部总是会问为什么要买这么多。因为很多备件几年都用不上，为什么把几百万元的备件放在仓库里，造成大量的资金浪费。

“这是一个资金与风险的平衡问题。”皮经理首先给问题定性。“小明，你分析一下前五年的备品备件的采购与使用记录，先提出一个方案。”通过集中采购项目，皮经理发现小明已经具有很强的分析能力和跨部门协调能力，于是直接吩咐小明来提方案。

经过分析，小明发现，备品备件是一个范围很广的概念，具体体现为，几元钱的小轴承算备品备件，十几万元的电动泵阀也算备品备件，价值差异很大。另外，有的备件可能一年就要更换一次，有的三年也用不上，那么在备库时，就有必要考虑更换频次的差异。

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备件价值与维修频次

基于以上分析，小明列出下图。其中，横轴代表备品备件的价值大小。听取财务部的意见，小明把单价5万元以下的备件默认为价值小，5万元以上的备件默认为价值大；听取维修部的意见，小明以维修频次三年为界，小于三年视为维修频次大，反之则视为维修频次小。

图1 备件数量取决于备件价值与维修频次

考虑到财务部给到的资金压力很大，小明提出如下建议：

(1)对于频次大但价值小的备品备件，维修部可以根据最小起订量适当备库，不限于一件；

(2)对于频次大但价值大的备品备件，维修部只备一套；

(3)对于频次小但价值小的备品备件，维修部仍然只备一套；

(4)对于频次小但价值大的备品备件，为了避免呆滞，节约资金，甘冒风险，不备库。

“我认为，这是在平衡风险的前提下，最有效使用资金的方法。”在做汇报时，小明再次强调他的理念。

“但这不能100%规避停线风险。我的意思是，一旦出现频次小但价值大的备品备件需要更换，我们又没有备库。”维修部质疑道。

“如果我们有充足的资金和仓储空间，当然应该备一套。但是现在条件不允许，我们只能通过一套科学的统计方法来备库。”小明解释道。

“我同意。”财务部经理点头。

“思路很好，值得借鉴。”皮经理赞赏道。

“好吧，既然大家都同意，我们就按照这个思路来。”维修部经理最终也同意了。

最后的话

通过实施这个方法，天波公司的备品备件库存金额下降了一多半。可能是有些运气，公司一直没有出现停线的情况。

“强将手下无弱兵。”财务部经理在皮经理面前赞扬小明。

“小明身上有一种要把事情做到极致的特质，遇到困难愿意钻研，喜欢独立思考，是一个出色的年轻人。他这套将复杂问题通过两个维度、四个象限分解的方法论，值得每个人学习。”皮经理对小明赞赏有加。

“再多几个小明你就可以退休了。”财务部经理打趣道。

“我是真的希望早点退休，哈哈。”皮经理开心地笑了。